Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, wird ab dem 01. Januar 2025 schrittweise gesetzlich verpflichtend. Alle Unternehmer müssen künftig in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen, zu archivieren und in Zukunft auch versenden zu können. Die neuen Vorschriften gelten für den B2B Bereich, also im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmern.
Was ist eine E-Rechnung?
Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden. Bei einer elektronischen Rechnung im Sinne des Gesetzes handelt es sich um eine maschinell lesbare XML-Datei. Gängige Formate hierfür sind beispielsweise die ZUGFeRD Rechnung oder XRechnung.
WICHTIG: Eine reine PDF-Rechnung stellt nach der neuen Regelung keine E-Rechnung dar! Auch darf keine weitere zusätzliche Rechnung in Papier erstellt werden. Dann kann es zu umsatzsteuerlichen Doppelbelastungen kommen.
Zeitplan und Übergangsfristen
In einem ersten Schritt werden alle Unternehmen ab dem 01. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Der Versand von E-Rechnungen ist zunächst jedoch nicht verpflichtend. Es gibt eine Übergangsphase bis zum 01. Januar 2028, die Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800 TEUR Aufschub gibt. Für diese kleineren Unternehmen beginnt die Pflicht zum Versand der E-Rechnung erst ab dem 01. Januar 2028.
TIMELINE
| 01.01.2025 → | 01.01.2027 → | 01.01.2028 |
|---|---|---|
| Pflicht zum Empfang der E-Rechnungen | Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für Unternehmen >800 TEUR | Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen |
Bitte beachtet, dass bereits zum 01. Januar 2025 andere elektronische Rechnungsformate (z.B. PDF) grundsätzlich nur noch mit Einwilligung des Empfängers versandt werden dürfen.
Handlungsempfehlung zur Vorbereitung auf die E-Rechnung
Systemüberprüfung, Empfang und Speicherung
Um sicherzustellen, dass euer Unternehmen rechtzeitig auf diese Änderung vorbereitet ist, empfehlen wir, sich möglichst frühzeitig mit den Voraussetzungen vertraut zu machen und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Dazu gehört unter anderem die Überprüfung eurer bestehenden Systeme und Prozesse, um sicherzustellen, dass ihr die Anforderungen an die E-Rechnungsstellung erfüllt. Davon wird zukünftig auch der Vorsteuerabzug abhängen. Beispielsweise erfüllt die DATEV mit der E-Rechnungsplattform sowie durch Nutzung des Unternehmen-online bereits jetzt die Voraussetzungen zum Empfang und Versand der E-Rechnung.
Darüber hinaus empfehlen wir euch, eine gesonderte Mailadresse zum Empfang der E-Rechnungen einzurichten (z.B. invoice@). Bitte beachtet hierbei, dass die eingegangenen E-Mails GOBD-konform gesichert werden sollten. Zur jeweiligen genauen Umsetzung setzt euch hierzu bitte mit eurem Softwareanbieter in Verbindung. Falls ihr ein internes Dokumenten-Management System wie z.B. DocuWare oder ELO nutzt, prüft bitte, wie die revisionssichere Einbindung der E-Rechnungen gewährleistet wird.
Gesetzliche Verpflichtungen und Vorteile
Zum 01. Januar 2025 muss euer Unternehmen technisch und strukturell in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Hier gibt es einfache technische Möglichkeiten. Ein Versand von E-Rechnungen ist zu diesem Stichtag noch nicht erforderlich. Eine rechtliche Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen entsteht erst mit Ablauf der Übergangsphase zum 01.01.2027 (Unternehmen mit Umsatz >800 TEUR). Ab dem 01.01.2028 sind dann alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet.
Mit Einführung der E-Rechnung sind nicht nur Verpflichtungen verbunden, vielmehr bietet die Einführung auch viele Vorteile. Die E-Rechnung setzt einen neuen Standard für die digitalen Prozesse in eurem Unternehmen. Nutzt die verbliebene Zeit daher bestmöglich, um eine möglichst reibungslose Anpassung der Prozesse fristgerecht umzusetzen.
