Elektronische Dokumente und Signaturen
Papierlose Dokumentation:
Elektronische Dokumente sind in der täglichen Praxis vieler Gesellschaften nicht mehr wegzudenken. Sie erfüllen jedoch nicht die Schriftform des § 126 BGB, es sei denn, sie sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.
Rechtswirkung elektronischer Signaturen:
Nach § 126a BGB hat eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Einfache elektronische Signaturen, wie sie oft von Anbietern wie DocuSign oder AdobeSign verwendet werden, erfüllen diese Anforderungen nicht, bieten jedoch in Zusammenarbeit mit qualifizierten Vertrauensdienstanbietern auch die Möglichkeit zur qualifizierten Signatur.
Jahresabschlüsse und Gesellschafterbeschlüsse
Jahresabschluss:
§ 245 HGB erfordert die persönliche Unterschrift des E-Commerce Unternehmers oder der organschaftlichen Vertreter. Auch hier kann die qualifizierte elektronische Signatur diese Anforderungen erfüllen, was besonders praktisch ist, wenn ein physisches Zusammentreffen der Geschäftsführer nicht möglich ist.
Einpersonengesellschaften:
Für die Dokumentation von Rechtsgeschäften und Beschlüssen bei Einpersonengesellschaften können elektronische Dokumente genutzt werden, sofern sie mit qualifizierten elektronischen Signaturen versehen sind.
Digitale Versammlungen und Protokolle
Virtuelle Gesellschafterversammlungen:
Nach § 48 Abs. 1 S. 2 GmbHG sind fernmündliche oder videobasierte Beschlussfassungen möglich, wenn alle Gesellschafter dem in Textform zustimmen. Kombinierte Verfahren (teils Präsenz, teils virtuell) sind ohne satzungsmäßige Grundlage jedoch unzulässig.
Protokollierung:
Auch Protokolle können digital erstellt werden, müssen jedoch den gesetzlichen Anforderungen genügen. Registergerichte akzeptieren zunehmend digital signierte Unterlagen.
Registerverfahren und internationale Aspekte
Handelsregisteranmeldungen:
Neben der traditionellen Unterschriftsbeglaubigung ist auch die Videobeglaubigung (§ 78p BNotO) zugelassen. Die Substitution durch ausländische Online-Verfahren ist jedoch nur möglich, wenn diese den deutschen Anforderungen gleichwertig sind.
Liste der Gesellschafter:
Die Gesellschafterliste kann gemäß § 40 GmbHG auch elektronisch, mit einer qualifizierten Signatur versehen, eingereicht werden.