In der dynamischen Welt des Onlinehandels seid ihr Tag für Tag damit beschäftigt, eure Produkte zu präsentieren, Kunden zu gewinnen und euer Geschäft aufzubauen. Doch neben der kreativen Seite des E-Commerce gibt es eine ebenso wichtige Komponente, die den langfristigen Erfolg eures Unternehmens, maßgeblich beeinflusst: die Steuern. Als E-Commerce Steuerberater möchten wir euch einige wesentliche steuerliche Weichenstellungen aufzeigen, die für euer Onlinebusiness von großer Bedeutung sind.
1. Klare Buchhaltung von Anfang an
Die Basis jeder erfolgreichen steuerlichen Planung ist eine akkurate Buchhaltung. Beginnt damit von Anfang an (!) und haltet alle eure Einnahmen aus den Onlineverkäufen und eure Ausgaben sorgfältig fest. Dies wird euch nicht nur die Erstellung eurer Steuererklärungen erleichtern, sondern euch auch ein genaues Bild über die finanzielle Gesundheit eures Unternehmens geben.
Auch kleine Start-ups müssen von Beginn an die Amazon-Erlöse richtig buchen. Es ist nicht ausreichend, nur die „Netto-Auszahlung“ als Umsatz zu erfassen, die bei euch auf dem Geschäftskonto ankommt. Dadurch werden gleich mehrere steuerliche Grundprinzipien verletzt. Die Amazon-Gebühren müssen immer getrennt von den Umsatzerlösen ausgewiesen werden!
Ohne gut geführte Buchhaltung ergibt sich schnell ein Problem beim Datenabgleich von Transaktionen und Rechnungen. Wenn der Zahlungsabgleich nicht funktioniert, wird häufig ein zu hoher Forderungsbestand ausgewiesen.
2. Umsatzsteuer im internationalen Onlinehandel
Wenn ihr international agiert, seid ihr mit komplexen Fragen zur Umsatzsteuer konfrontiert. Jedes Land hat unterschiedliche Regelungen. Das gilt insbesondere auch bei Onlinehändlern, die am Amazon Pan-EU oder CEE Programm teilnehmen. Informiert euch darüber, wie die Umsatzsteuer in den verschiedenen Ländern, in denen ihr tätig seid, funktioniert. Eine korrekte Abwicklung der Umsatzsteuer ist unerlässlich, um unerwartete Kosten und Strafen zu vermeiden.
UNSERE EMPFEHLUNG: Bevor ihr neue Marktplätze freischaltet, müsst ihr euch um die Steuercompliance im jeweiligen Land kümmern. Ein reibungsloser Start ist nur gewährleistet, wenn alle steuerbürokratischen Angelegenheiten bereits erledigt sind.
3. Gestaltung der Unternehmensstruktur
Die Wahl der richtigen Unternehmensstruktur kann erhebliche Auswirkungen auf eure Steuerlast haben. Überlegt gemeinsam mit eurem E-Commerce Steuerberater, ob eine Einzelunternehmung, eine GmbH oder eine andere Rechtsform am besten zu euren Zielen passt. Eine gut durchdachte Struktur kann nicht nur Steuern sparen, sondern auch euer Geschäft vor Haftungsrisiken schützen.
PRAXISTIPP
Eine einmal gewählte Rechtsform muss (auch als Amazonhändler) nicht für immer beibehalten werden. Häufig starten Händler als kleine Einzelunternehmen. Mit zunehmendem Erfolg ist oft eine GmbH die optimale Rechtsform. Wenn ihr merkt, dass eure Rechtsform nicht mehr zu euren unternehmerischen Zielen passt, kann mit guter steuerlicher Begleitung ein Wechsel der Rechtsform erfolgen. Mit der richtigen Planung kann eine Umwandlung durchgeführt werden, ohne dass es zu Steuerzahlungen kommt. Mit der richtigen Strategie kann die Umwandlung auch bei Amazon relativ problemlos ablaufen.
Weiterhin kann der Aufbau einer Holding-Struktur für Onlinehändler interessant sein. Dazu beraten wir euch als E-Commerce Steuerberater gerne.
4. Nutzt Steuervorteile und -anreize
Viele Länder bieten spezielle Steuervorteile für E-Commerce Unternehmen an, sei es in Form von Forschungsförderung, Investitionsanreizen oder anderen Vergünstigungen. Haltet euch über diese Möglichkeiten auf dem Laufenden und prüft, wie ihr davon profitieren könnt.
5. Planung für saisonale Schwankungen im E-Commerce
Der Onlinehandel ist oft von saisonalen Schwankungen geprägt. Eine kluge steuerliche Planung kann euch helfen, für die Hoch- und Niedrigphasen des Geschäfts gerüstet zu sein. Ermittelt, wie ihr eure Steuerzahlungen anpassen könnt, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.
6. Compliance und rechtzeitige Einreichungen
Die Einhaltung der Steuergesetze ist unerlässlich, um euer E-Commerce Unternehmen auf solidem Grund aufzubauen. Dieser Punkt erstreckt sich über verschiedene Bereiche:
- Steuermeldungen und -zahlungen: Achtet darauf, dass ihr die Steuermeldungen rechtzeitig einreicht und die fälligen Steuerzahlungen termingerecht leistet. Versäumnisse können zu finanziellen Strafen führen. Insbesondere im Rahmen des OSS Verfahrens kann z.B. eine verspätete Zahlung schlimme Folgen haben: ein Ausschluss aus dem OSS Verfahren ist möglich.
- Buchführung und Aufzeichnungen: Eine ordnungsgemäße Buchführung ist notwendig, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit eurer finanziellen Aktivitäten sicherzustellen. Bewahrt alle relevanten Unterlagen und Belege sorgfältig auf. Dazu gehören auch Dokumentationen zu den EDV Systemen, etc. Wird die Buchführung von der Finanzverwaltung als nicht ordnungsgemäß eingestuft, droht die Schätzung.
- Datenschutz und Sicherheit: Im E-Commerce habt ihr Zugang zu sensiblen Kundendaten. Stellt sicher, dass ihr alle Datenschutzgesetze und -vorschriften einhaltet, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.
- Vertrags- und Handelsrecht: Neben steuerlichen Aspekten solltet ihr auch die Einhaltung des Handelsrechts im Blick behalten. Dies betrifft beispielsweise die Gestaltung von AGB, Widerrufsbelehrung und anderen rechtlichen Dokumenten.
- Einhaltung von Export- und Importvorschriften: Wenn ihr international agiert, müsst ihr die jeweiligen Export- und Importvorschriften der Länder beachten, in denen ihr tätig seid. Dies kann Zölle, Lizenzen und andere rechtliche Aspekte umfassen.
Die sorgfältige Einhaltung dieser Compliance-Bereiche ist von entscheidender Bedeutung, um euer E-Commerce Unternehmen vor rechtlichen Schwierigkeiten zu schützen und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Als erfahrener E-Commerce Steuerberater unterstützen wir euch gerne dabei, alle Compliance-Anforderungen zu verstehen und umzusetzen, die Ihr insbesondere im Rahmen des Amazon FBA Programms benötigt. Bei Fragen oder Unsicherheiten finden wir gemeinsam die besten Lösungen für eure steuerlichen und rechtlichen Bedürfnisse.
