Rückerstattung von Sicherheitsleistungen für E-Commerce-Unternehmen

Einleitung: Überraschung für wachstumsstarke Online-Händler

Für Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 10 Mio. € ist jedes gebundene Kapital ein wertvoller Hebel. Die Rückerstattung von Sicherheitsleistungen kann die Liquidität erhöhen und den Handlungsspielraum für Investitionen erweitern.

Doch wie funktioniert das genau? Wer kann eine Rückzahlung erwarten? Und worauf sollten Unternehmen achten, um die Auszahlung reibungslos zu erhalten? Dieser Beitrag liefert praxisnahe Antworten für Geschäftsführer, Gründer und Finanzverantwortliche im E-Commerce.

Sicherheitsleistungen in der Schweiz: Bisherige Regelung

Bei der Registrierung für die Mehrwertsteuer (MWST) in der Schweiz musste bislang eine Sicherheitsleistung, ähnlich einer Kaution, hinterlegt werden.

Zweck der Sicherheitsleistung:

• Sicherstellung der MWST-Zahlungen
• Schutz der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) bei möglichen Ausfällen

Für viele internationale E-Commerce-Unternehmen bedeutete das: Kapital, das sonst für operative Zwecke oder Investitionen genutzt werden könnte, war gebunden. Besonders bei schnell wachsenden Online-Händlern konnte dies spürbare Auswirkungen haben.

Praktische Konsequenz:

• Mittel, die für Marketing, Lagererweiterungen oder neue Produkte gedacht waren, standen nicht zur Verfügung
• Zusätzlicher bürokratischer Aufwand für die Verwaltung der Sicherheitsleistung

Für Unternehmen mit Sitz außerhalb der Schweiz war die Sicherheitsleistung ein oft notwendiger, aber teurer Zwischenschritt.

Die aktuelle Praxisänderung der ESTV

Im Jahr 2025 hat die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) ihre Praxis bei ausländischen Unternehmen geändert:

„Bei Unternehmen mit Sitz, Wohnsitz oder Betriebsstätte im Ausland verzichtet die ESTV in der Regel auf eine Sicherheitsleistung.“
(ESTV: Mehrwertsteuerpflicht von ausländischen Unternehmen)

Das bedeutet:

• Bereits geleistete Sicherheiten können zurückerstattet werden
• Neue Registrierungen im MWST-System erfolgen ohne Kautionspflicht

Vorteile für E-Commerce-Unternehmen:

1. Freisetzung von Kapital: Sofortige Liquidität für Investitionen, Marketing oder operative Maßnahmen.
2. Vereinfachte Registrierung: Weniger bürokratischer Aufwand bei der MWST-Anmeldung.
3. Planbare Kosten: Keine Unsicherheit mehr über mögliche Nachforderungen der ESTV, solange die Verfahrenspflichten eingehalten werden.

Wichtig: Wenn offene Forderungen bei der ESTV bestehen, werden diese automatisch mit der Sicherheitsleistung verrechnet. Unternehmen erhalten dazu einen Kontoauszug. (ESTV: Fragen & Antworten zu ausländischen Unternehmen)

Wer profitiert von der Rückerstattung?

Die Rückzahlung betrifft vor allem:

• E-Commerce-Unternehmen, die in der Schweiz registriert sind
• Unternehmen, die bei der MWST-Registrierung eine Sicherheitsleistung hinterlegt haben

Nicht betroffen:

• Firmen, die keine Sicherheitsleistung geleistet haben
• Unternehmen mit bereits abgerechneten oder offenen MWST-Verbindlichkeiten, die mit der Kaution verrechnet werden

Praxis-Tipp: Prüfen Sie unbedingt, dass Ihre Bankverbindung bei der ESTV korrekt hinterlegt ist. Fehler können zu Verzögerungen bei der Auszahlung führen.

Schritt-für-Schritt: Rückerstattung sichern

Damit die Rückzahlung reibungslos verläuft, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

1. Bankverbindung prüfen:
   • IST die bei der ESTV hinterlegte Kontoverbindung korrekt?
   • Entsprechen die Angaben den aktuellen Unternehmensdaten?
2. Offene Forderungen ausgleichen:
   • Prüfen Sie, ob es fällige MWST-Zahlungen oder andere Verbindlichkeiten gibt
   • Offene Beträge werden automatisch verrechnet
3. Fristen und Pflichten beachten:
   • Auch wenn die Praxisänderung die Kaution überflüssig macht, behält sich die ESTV vor, nachträglich eine Sicherheitsleistung zu verlangen, wenn Unternehmen ihre Verfahrenspflichten nicht erfüllen (Art. 94 Abs. 2 MWSTG)
4. Dokumentation bereitstellen:
   • Kontoauszüge, Registrierungsbestätigungen und frühere Zahlungen können bei Rückfragen hilfreich sein

Liquidität clever nutzen: Handlungsempfehlungen

Die Rückerstattung ist eine Chance – wenn Unternehmen strategisch damit umgehen. Wir empfehlen:

1. Reinvestition in Wachstum

Unternehmen mit hohen Marketingausgaben oder Expansionsplänen können freigesetzte Mittel direkt für:

• Neue Verkaufskanäle
• Produktentwicklung
• Lageroptimierung
  nutzen.

2. Optimierung der steuerlichen Prozesse

Die Praxisänderung der ESTV ist ein guter Anlass, die gesamte MWST-Compliance zu prüfen:

• Sind alle Registrierungen korrekt?
• Werden Steuerberichte rechtzeitig eingereicht?
• Gibt es Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren, z. B. durch Softwarelösungen für E-Commerce-Steuern?

3. Liquiditätsplanung verbessern

Die Rückzahlung kann die kurzfristige Liquidität stärken, aber Unternehmen sollten auch mittelfristige Zahlungsverpflichtungen im Blick behalten:

• MWST-Vorauszahlungen
• Lieferantenkredite
• Investitionspläne

Eine saubere Planung verhindert Engpässe und ermöglicht flexibles Finanzmanagement.

Fazit: Kapital freisetzen, Wachstum fördern

Die Rückerstattung von Sicherheitsleistungen in der Schweiz ist eine wertvolle Gelegenheit für E-Commerce-Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 10 Mio. €:

• Liquidität steigern: Kapital, das zuvor gebunden war, wird freigegeben
• Bürokratie reduzieren: Neue Registrierungen ohne Kaution
• Strategische Nutzung: Investitionen, Marketing und Expansion profitieren direkt

💡 Tipp: Prüfen Sie Ihre Bankverbindung und offene Forderungen zeitnah, um die Auszahlung nicht zu verzögern. Gleichzeitig lohnt ein Blick auf die gesamten steuerlichen Prozesse – gerade im internationalen E-Commerce kann Optimierung schnell mehrere Hunderttausend Euro einsparen.

Call-to-Action:
Wenn Sie Unterstützung bei der Rückerstattung, MWST-Compliance oder internationalen Steuerstrategien brauchen, sprechen Sie mit uns. Wir begleiten E-Commerce-Unternehmen praxisnah und helfen, Chancen wie diese optimal zu nutzen.

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