Steuerberater OSS (One-Stop-Shop) für Onlinehändler

Der One-Stop-Shop (OSS) ist ein EU-Umsatzsteuerverfahren, mit dem Unternehmen bestimmte grenzüberschreitende B2C-Umsätze zentral über ein Mitgliedstaat-Verfahren erklären und die darauf entfallende Umsatzsteuer zentral abführen können. Dadurch lässt sich für diese Umsätze eine separate umsatzsteuerliche Registrierung in den Bestimmungsländern vermeiden. Für in Deutschland registrierte Unternehmen erfolgt die Teilnahme am OSS-Verfahren über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Für Onlinehändler ist insbesondere der Union-OSS relevant, wenn Waren im Rahmen innergemeinschaftlicher Fernverkäufe an Privatkunden in andere EU-Mitgliedstaaten verkauft werden.

OSS kann den administrativen Aufwand bei grenzüberschreitenden B2C-Umsätzen innerhalb der EU erheblich reduzieren. Das Verfahren nimmt Onlinehändlern aber nicht die umsatzsteuerliche Prüfung ihrer Geschäftsvorfälle ab.

Entscheidend ist deshalb die richtige Einordnung:

Denn nicht jeder EU-Umsatz ist automatisch ein OSS-Umsatz.

Was ist die 10.000-Euro-Grenze beim OSS?

Für bestimmte innergemeinschaftliche Fernverkäufe an Privatkunden und bestimmte auf elektronischem Weg erbrachte B2C-Dienstleistungen gilt eine EU-weite Umsatzgrenze von 10.000 Euro netto. Sie wird für das laufende und das vorhergehende Kalenderjahr betrachtet.

Bis zu dieser Grenze kann unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin die Umsatzsteuer des Mitgliedstaates gelten, in dem der Unternehmer ansässig ist. 

Wird die Grenze überschritten, gilt grundsätzlich das Bestimmungslandprinzip:
Die Umsatzsteuer ist dort zu versteuern, wo der Kunde ansässig ist bzw. die Lieferung endet.

Die 10.000-Euro-Grenze wird häufig noch als „Lieferschwelle“ bezeichnet. Seit 2021 gibt es jedoch keine unterschiedlichen Lieferschwellen der einzelnen EU-Mitgliedstaaten mehr, sondern eine einheitliche EU-weite Umsatzgrenze.

Das OSS-Verfahren kommt insbesondere für Onlinehändler infrage, die Waren grenzüberschreitend an Privatkunden in andere EU-Mitgliedstaaten verkaufen. Dazu gehören beispielsweise Händler mit:

• D2C Unternehmen mit eigenem Onlineshop, beispielsweise auf Basis von Shopify
• Verkauf über Amazon und andere Marktplätze
• mehreren Vertriebskanälen (Multichannel)
• grenzüberschreitendem Versand innerhalb der EU

Auch bestimmte grenzüberschreitende B2C-Dienstleistungen können über OSS erklärt werden.

Was ist der Unterschied zwischen OSS und IOSS?

OSS und IOSS (Import-One-Stop-Shop) betreffen unterschiedliche Warenströme.

Unternehmen ohne Sitz in der EU, die ausschließlich B2C-Dienstleistungen an EU-Privatkunden erbringen, nutzen stattdessen den sogenannten Nicht-Union-OSS (ein drittes, separates Verfahren innerhalb des OSS-Systems).

Für Onlinehändler mit unterschiedlichen Lieferketten können OSS und IOSS parallel relevant sein. Entscheidend ist deshalb, welchen Warenweg ein konkreter Verkauf tatsächlich nimmt.

Ein zentraler Anwendungsfall sind innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren an Privatkunden.

Beispiel: Ein deutscher Onlinehändler versendet eine Bestellung aus seinem deutschen Lager an einen Privatkunden in Frankreich. Bei Anwendung des Bestimmungslandprinzips ist die französische Umsatzsteuer relevant. Nutzt der Händler das OSS-Verfahren, kann er diesen Umsatz über seine deutsche OSS-Meldung erklären und die französische Umsatzsteuer zentral abführen. Die OSS-Meldung enthält die relevanten Umsätze nach dem jeweiligen Mitgliedstaat des Verbrauchs.

Welche Umsätze gehören nicht in die OSS-Meldung?

Nicht jeder Umsatz an einen Kunden im EU-Ausland kann über OSS gemeldet werden. Besonders wichtig sind unter anderem:

• lokale Lieferungen aus einem ausländischen Lager
• innergemeinschaftliche Verbringungen
• B2B-Lieferungen
• bestimmte inländische Lieferungen
• bestimmte Dienstleistungen
• Geschäftsvorfälle, die einer lokalen Umsatzsteuererklärung zuzuordnen sind
• Einfuhr-Fernverkäufe, für die IOSS relevant sein kann

Auch bei Marktplatzgeschäften ist zu prüfen, ob der Marktplatz selbst als sogenannter „deemed supplier“ behandelt wird und damit umsatzsteuerlich so behandelt wird, als hätte er die Ware selbst geliefert.

Die korrekte Abgrenzung ist einer der wichtigsten Punkte der OSS-Compliance.

Ersetzt OSS eine ausländische Umsatzsteuerregistrierung?

Nein, nicht automatisch. Das OSS-Verfahren kann bestimmte Umsatzsteuerpflichten bei grenzüberschreitenden B2C-Fernverkäufen vereinfachen. Es ersetzt aber nicht automatisch jede ausländische VAT-Registrierung. Eine ausländische VAT-Registrierung kann trotzdem erforderlich sein, wenn beispielsweise Waren in einem anderen EU-Mitgliedstaat gelagert werden. Dann können dort unabhängig vom OSS-Verfahren weitere umsatzsteuerliche Pflichten entstehen.

Diese Vorgänge können unterschiedliche ausländische VAT-Pflichten auslösen und nicht pauschal über OSS gemeldet werden.
OSS und Amazon PAN-EU müssen deshalb gemeinsam betrachtet werden. 

Was müssen Onlinehändler beim OSS beachten?

Die für OSS relevanten Umsätze müssen aus den Shop- und Marktplatzdaten korrekt ermittelt und den jeweiligen EU-Ländern und Umsatzsteuersätzen zugeordnet werden. Relevant sind dabei:

• Lieferland
• Umsatz und Umsatzsteuersatz
• Versandkosten
• Retouren, Erstattungen und Gutschriften

Nicht jede Transaktion gehört in die OSS-Meldung. Besonders sorgfältig abzugrenzen sind:

• Amazon FBA und PAN-EU: die verschiedenen Umsatzarten und Warenbewegungen – Fehler bei der Zuordnung von Umsätzen und Umsatzsteuer führen bei Amazon häufig zu doppelten Umsatzsteuerzahlungen
• Shopify: EU-B2C-Umsätze nach Lieferland und Umsatzsteuersatz aufbereiten – die Abgrenzung erfolgt nach denselben Grundsätzen

✕ „Wir verkaufen in die EU – also kommt alles in OSS."
Nein. Ob ein Umsatz über OSS gemeldet werden kann, hängt von der konkreten Transaktion und insbesondere von Warenbewegung, Lieferort und Kundentyp ab.

✕ „Mit OSS brauchen wir keine ausländischen VAT-Nummern."
Ebenfalls nicht generell. Wer beispielsweise Waren in anderen EU-Ländern lagert, kann dort unabhängig vom OSS-Verfahren umsatzsteuerliche Registrierungspflichten haben.
Siehe Abschnitt: Ersetzt OSS eine ausländische Umsatzsteuerregistrierung?

✕ „Unser Shop kennt das richtige Zielland, also stimmt die OSS-Meldung."
Auch das reicht nicht zwingend. Für eine korrekte Meldung müssen die steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle vollständig und richtig klassifiziert sein.

✕ „OSS ist nur eine Meldung pro Quartal."
Die Meldung ist zwar zentral. Die Vorbereitung dahinter kann jedoch komplex sein: Umsätze müssen richtig abgegrenzt, Ländern und Steuersätzen zugeordnet und mit den übrigen Daten abgestimmt werden.

✕ „Wenn die OSS-Meldung abgegeben ist, ist das Thema erledigt."
Nicht unbedingt. Auch die fristgerechte Zahlung der gemeldeten Umsatzsteuer ist erforderlich. Bei anhaltender Nichtbefolgung der OSS-Pflichten kann der Ausschluss aus dem Verfahren drohen – dann gilt grundsätzlich eine zweijährige Sperrfrist für die Nutzung der OSS-Verfahren.

OSS-Compliance für wachsende E-Commerce-Unternehmen

Je größer ein Onlinehandel wird, desto mehr Verkaufskanäle, Länder, Warenbewegungen und Transaktionen kommen zusammen. Damit steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass sich Fehler in der OSS-Datenbasis einschleichen.

Besonders anspruchsvoll wird die Umsatzsteuer-Compliance bei Strukturen wie:
Amazon PAN-EU + eigener Shop + mehrere Marktplätze + ausländische Lager + mehrere EU-Länder

Hier reicht eine isolierte Betrachtung der OSS-Meldung nicht mehr aus. Entscheidend ist, dass Umsätze, Warenbewegungen, Lagerstandorte und Verkaufskanäle umsatzsteuerlich aufeinander abgestimmt sind.

Dabei kann der VATpilot von GTK Kröger als VAT-Lösung für die automatisierte Umsatzsteuer-Compliance im E-Commerce eingesetzt werden. Die Plattform bündelt und verarbeitet umsatzsteuerrelevante Daten aus verschiedenen Verkaufskanälen und unterstützt damit die laufende Prüfung und Aufbereitung der Datenbasis für die Umsatzsteuer-Compliance.

Dann sollten Sie OSS nicht nur als Meldepflicht betrachten. Entscheidend ist, ob Ihre gesamte Umsatzsteuer- und E-Commerce-Struktur korrekt aufgesetzt ist.

GTK Kröger prüft gemeinsam mit Ihnen:

• welche Umsätze über OSS laufen,
• welche Umsätze lokal zu versteuern sind,
• wo zusätzliche VAT-Pflichten bestehen,
• wie Warenbewegungen umsatzsteuerlich zu behandeln sind und
• wie Ihre laufende OSS-Compliance organisiert werden kann.

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Häufige Fragen zum OSS-Verfahren

• OSS-Verfahren, OSS-Meldungen und OSS-Registrierung →
  Grundlagen, Registrierung, Meldepflichten und wichtige Besonderheiten des One-Stop-Shop-Verfahrens.
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